INFORMATIVA PRIVACY Servizio di Assistenza Clienti tramite “Avatar” A.I.
ai sensi del Regolamento 2016/679/UE “Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali” articoli 13 e seguenti
La società Rina Prime Property S.r.l., con sede legale in Via Lentasio 7 20122, Milano, Sedi operative in : Milano – Viale Tunisia, 43; Roma – Via della Conciliazione, 3 - C.F e P.IVA 12487390960 (di seguito Rina), in qualità di Responsabile del trattamento, (Rina Prime Property srl agisce in qualità di Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679 per conto della Società titolare dell’immobile con la quale il conduttore ha stipulato il contratto di locazione, e in virtù del Contratto stipulato con Rina Prime Property per la prestazione di servizi di gestione del patrimonio immobiliare del Titolare, nel pieno rispetto delle disposizioni dettate dal
Regolamento UE 2016/679 – General Data Protection Regulation - (di seguito “GDPR”) e dal D.Lgs.vo 30 giugno 2003, n.196, così come modificato dal D.Lgs.vo 10 agosto 2018, n.101, normativa applicabile in materia di protezione dati personali, desidera fornire al Cliente, che intende avvalersi dell’assistenza tramite “Avatar” A.I, fornito dalla soc. BLU PANTHEON SRL (Sub Responsabile del Trattamento) P.IVA / CF: 03909310132, con sede legale in Via Padre Domenico Mazzucconi, 32, 23900 Lecco IT, indicazioni chiare e semplici circa il trattamento dei dati personali.
Il trattamento dei dati è finalizzato esclusivamente all’assistenza (tramite un assistente virtuale di tipo Avatar) dei clienti per i seguenti servizi:
segnalazione guasti (sia alla propria unità abitativa che alle parti comuni dell’unità immobiliare) da parte degli inquilini di immobili;
segnalazione problemi amministrativi e violazioni, da parte degli inquilini degli immobili.
DESCRIZIONE DEL FUNZIONAMENTO DELL’”AVATAR” A.I.
Gli utenti possono utilizzare l’applicazione per segnalare tramite linguaggio naturale eventuali necessità legate al loro immobile o richieste di servizi. L’infrastruttura Blu
Pantheon converte il linguaggio naturale in dati strutturati e dialoga con i database e gli applicativi CRM di Rina Prime Property srl, per fornire al cliente soluzione alle proprie richieste.
Il processo, si articola sostanzialmente attraverso due passaggi automatici:
Scambio di dati Applicazione <-> Backend Blu Pantheon
Scambio di dati Backend Blu Pantheon <-> CRM/Database Rina Prime Property
I dati trattati riguardano unicamente dati personali degli aventi diritto al servizio, ovvero inquilini di immobili all'interno di condomini che hanno aderito ad uno o più servizi erogati da RINA Prime Property srl. I dati trattati sono unicamente quelli
necessari all’identificazione dell’utente, in particolare nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, numero di telefono, e-mail.
Il sistema è accessibile tramite APP per Android e Ios (Apple).
Il servizio di assistenza fornito attraverso l’”Avatar A.I.” è un servizio gratuito del tutto opzionale, volontario e facoltativo, attivato previa espressa richiesta da parte del singolo interessato/richiedente.
Per ogni eventuale richiesta di Assistenza TECNICA, si invita ad avvalersi dell’indirizzo email: assistenza@blupantheon.com
In caso di qualsiasi dubbio o chiarimento rispetto a quanto riportato di seguito, si invita a contattare il recapito dei Servizi Privacy di Rina sotto indicati.
ALCUNE DEFINIZIONI PRINCIPALI
Il «dato personale» è qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Il «trattamento» è qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati applicate a dati personali, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione, la messa a disposizione, il raffronto, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione, la distruzione.
Il «Titolare del trattamento» è la persona giuridica che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. Il «Titolare del trattamento» è la persona giuridica che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
Il «Responsabile del Trattamento» è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Il Sub-responsabile del Trattamento è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali per conto del Responsabile del trattamento e lo fa attraverso un sistema automatizzato di A.I. che si avvale di un algoritmo i cui elementi principali sono indicati nelle clausole informative utili a rendere valido il consenso prestato al momento della adesione al servizio.
SOGGETTI AUTORIZZATI A TRATTARE I DATI PERSONALI
Per lo svolgimento di alcune attività strumentali all’esecuzione del servizio richiesto, ovvero in relazione ad obblighi di legge e comunque in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali, il Titolare potrà nominare i Responsabili del trattamento (terze parti che effettuano il trattamento dei dati personali per conto della Società titolare dell’immobile con la quale il conduttore ha stipulato il contratto di locazione) così come il Responsabile del Trattamento (Rina Prime Property Srl) potrà nominare, a sua volta, dei Sub Responsabili del Trattamento (terze parti che effettuano il trattamento dei dati personali per conto di Rina Prime Property srl), ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
In particolare, il Responsabile del Trattamento (Rina Prime Property srl) usufruirà della piattaforma “Avatar A.I.” per il tramite della soc. Blu Pantheon srl . Quest’ultima agirà in qualità di Sub Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) n. 2016/679. I dati personali saranno trattati da soggetti autorizzati al trattamento (incaricati) designati rispettivamente dal Titolare o dai
Responsabili del trattamento/Sub responsabili del trattamento, che operano sotto la diretta autorità degli stessi sulla base delle istruzioni ricevute.
CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI DEL CLIENTE
Senza che sia necessario un consenso esplicito da parte del Titolare del Trattamento, il Responsabile del Trattamento potrà comunicare i dati personali alle seguenti categorie:
soggetti che operano, ad esempio, in materia di sistemi elettronici, assistenza, consulenza, qualità, revisione e certificazione;
soggetti cui tale comunicazione debba essere effettuata per adempiere a prescrizioni dettate da normative nazionali e comunitarie (ad esempio: Autorità Giudiziaria, amministrativa o ad altro soggetto pubblico legittimato a richiederli, nei casi previsti dalla legge).
REFERENTE PRIVACY
Il Referente della Privacy di Rina Prime Property srl è designato dal Responsabile del Trattamento per assolvere alle funzioni espressamente previste dal Regolamento Europeo in materia di protezione
dei dati personali. Il Referente della Privacy è designato in funzione delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all'articolo 39 del GDPR. Il Referente Privacy è residente presso l'ufficio di Rina Prime Property , in Via della Conciliazione, 1 – 00193 Roma, mail: privacy@rinaprimeproperty
ORIGINE DEI DATI PERSONALI
I dati personali sono forniti dal Cliente all’atto della richiesta del servizio.
OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati richiesti, necessari al perseguimento delle finalità specificate non consentirà il perfezionamento del contratto e, quindi, l’erogazione dei servizi.
L’eventuale successiva richiesta di revoca del trattamento, allo stesso modo, esclude la prosecuzione del rapporto contrattuale in essere e la fornitura delle prestazioni a esso correlate.
BASE GIURIDICA, FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E DEL CONFERIMENTO DEI DATI
I dati personali sono trattati per dare corso ad una specifica - e volontaria - richiesta di assistenza tramite “Avatar A.I.”
Per questa finalità il conferimento dei dati è necessario al fine di consentire la corretta erogazione del servizio di assistenza tramite “Avatar A.I.” Infatti, la loro mancata comunicazione potrebbe comportare l’incapacità di dare esecuzione alle richieste ricevute.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO e CICLO DI VITA DEL TRATTAMENTO.
I dati personali del cliente saranno trattati per mezzo di strumenti informatici/telematici per finalità strettamente necessarie alla gestione delle richieste di assistenza effettuate tramite l’”Avatar A.I.” relative ai servizi, nonché per le finalità ad essa strettamente connesse e/o strumentali. Il trattamento dei dati personali avverrà per mezzo di strumenti e con modalità volte ad assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati, nel rispetto di quanto definito dalla normativa applicabile sulla protezione dei dati personali. I dati registrati ai fini dell’erogazione del servizio tramite applicazione su archivi gestiti da Blu Pantheon srl sono:
informazioni relative alle anagrafiche degli inquilini: nome, cognome, codice fiscale, telefono ed e-mail. Questi dati vengono forniti da RINA Prime Property srl (Responsabile del Trattamento) per via telematica e sono necessari per autenticare I nuovi iscritti (si confronti PDF processo di autenticazione dei nuovi utenti all’app);
trascrizioni delle conversazioni tra Avatar ed utente, che possono essere accessibili a Rina Prime Property srl, in caso di mancata comprensione del problema da parte dell’operatore CRM.
Il database Blu Pantheon è ospitato sull’infrastruttura cloud del provider Hetzner, situata all’interno della EU. Nessun dato è salvato invece nello smartphone dove gira l’applicazione.
Il ciclo di vita del trattamento dei dati: non è previsto che i dati vengano cancellati, in quanto in caso di contezioso si deve poter dar prova di cosa abbia detto l’utente umano e cosa abbia detto l’avatar dotato di AI generativa. La conservazione avviene
previa pseudonimizzazione dei dati, ovvero facendo in modo che i dati personali non possano più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive (si veda il paragrafo “conservazione dei dati”).
CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati associati ad ogni utenza vengono conservati unicamente finché l'account rimane attivo. Se l’utente interrompe il contratto di servizi con RINA Prime Property srl, le utenze vengono disattivate e i dati personali precedentemente acquisiti, automaticamente cancellati.
È prevista la conservazione delle conversazioni in forma anonimizzata e indicizzata solamente tramite il numero di ticket non collegabile direttamente da Blu Pantheon srl ad un utente specifico.
Pertanto, i dati personali saranno trattati e conservati nel pieno rispetto dei principi di necessità, minimizzazione dei dati e limitazione del periodo di conservazione, mediante l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate al livello di rischio dei trattamenti e per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, comunque per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità di gestione delle richieste di assistenza relative ai servizi richiesti.
In particolare è prevista la conservazione dei dati personali finché l'utente ha diritto di accesso al servizio.
CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
E' garantita la crittografia in ogni fase del trasferimento dati sia dal dispositivo mobile al datacenter Blu Pantheon, sia fra i datacenter di Blu Pantheon srl e di Rina Prime Property srl .
Natura dei dati che vengono scambiati:
dati anagrafici (compresi di e-mail e telefono) tra database Rina Prime Property srl (Responsabile del Trattamento) e database Blu Pantheon srl (Sub Responsabile del Trattamento);
trascrizione di segnalazioni di guasti alla propria unità immobiliare o alle parti comuni condominiali;
trascrizione di richieste di carattere amministrativo (richiesta di una copia della fattura di affitto, richiesta di una copia del contratto di affitto, richiesta di delucidazioni sulle voci di un estratto conto, richiesta copia planimetria et similare);
trascrizione di eventuali altre richieste legate ai servizi erogabili da Rina
Prime Property srl o, comunque, eventuali conversazioni originate dall’utilizzatore.
L’utilizzo dell’applicazione può prevedere l’accesso dell’utente alla propria documentazione tecnica o amministrativa, conservata presso gli archivi di Rina Prime Property srl.
Blu Pantheon srl non trattiene nei propri archivi i documenti eventualmente veicolati su canale sicuro attraverso l’applicazione.
Inoltre, sempre al fine di consentire l’erogazione del servizio di assistenza mediante l’”Avatar A.I.” potrebbero essere trattati anche altri dati personali appartenenti alla sfera dell’ identità elettronica del Cliente, non dissociabili dai dati personali di cui al presente punto: a titolo esemplificativo, immagine associata al proprio profilo WhatsApp utilizzato. In particolare, l’immagine del profilo potrà essere visualizzata dall’operatore incaricato di gestire la richiesta e autorizzato al trattamento, ma la stessa non sarà conservata in alcun data base.
Il Titolare, il Responsabile ed i sub-responsabili non tratteranno in alcun modo dati personali del Cliente ulteriori a quelli strettamente necessari per l’erogazione del servizio di assistenza ed eventualmente forniti dal Cliente mediante l’upload di file non richiesti (ad es. categorie particolari di dati, composizione famigliare ed altro).
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
Il Cliente è informato che i dati da lui stesso conferiti potranno essere trasferiti, nei termini previsti dalla normativa, alle società collegate e/o controllanti e/o controllate con le quali si applica il principio della minimizzazione dei dati trasmessi limitandosi a quelli indispensabili per erogare il servizio.
Rina Prime Property srl prevede che sub-fornitori eroghino servizi su richiesta del Cliente.
Fra i sub-fornitori sono presenti:
· “Fornitori di servizi” per gli adempimenti connessi ai servizi dagli stessi erogati. Il trasferimento dei dati verso tali Gestori sarà preventivamente comunicato al Cliente, con l’avvertenza che, ove ciò avvenisse, la trasmissione deve intendersi necessaria e finalizzata alla erogazione del particolare servizio richiesto: un eventuale diniego al trasferimento potrebbe rendere impossibile l’erogazione del servizio medesimo. Esplicite informative sul trattamento dei dati effettuate dai “Fornitori di servizi” sono disponibili chiedendone il dettaglio via mail all’indirizzo: privacy@rinaprimeproperty
L’eventuale trasferimento dei dati del Cliente ad altre società erogatrici di servizi verrà indicato, se effettuato, per ciascun singolo servizio acquisito.
Per taluni servizi Rina Prime Property opera come Responsabile del Trattamento su esplicita nomina di altri titolari.
Responsabili del trattamento potranno essere anche:
società che gestiscono i servizi di manutenzione delle attrezzature hardware e software di Rina Prime Property;
società di distribuzione e rivendita di prodotti e servizi sul territorio;
Il Cliente potrà richiedere l’elenco dei Responsabili del Trattamento al seguente indirizzo mail: privacy@rinaprimeproperty allegando documento di identità valido.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
L’interessato ha il diritto di ottenere l'accesso alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a
cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, l'origine dei dati personali; i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; l'esistenza di un processo decisionale automatizzato o di profilazione e informazioni sulla logica utilizzata.
Inoltre, ha il diritto di ottenere:
la rettifica dei dati personali inesatti;
l'integrazione dei dati personali incompleti;
la limitazione del trattamento dei dati personali, qualora ne ricorrano le condizioni previste dalla legge;
la cancellazione dei dati («diritto all'oblio»);
la portabilità dei dati, ovvero la trasmissione dei dati personali da un titolare del trattamento ad un altro, qualora ne ricorrano le condizioni previste dalla legge e tecnicamente fattibile;
nonché il diritto di opporsi al loro trattamento.
Per esercitare tali diritti, l’interessato può contattare il Centro Servizi Privacy di Rina Prime Property, tramite il seguente canale e-mail: privacy@rinaprimeproperty
DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO
Le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti sono esplicitate nell'informativa consultabile nella sezione "account" dell'APP. Le utenze disattivate automaticamente (per la disdetta del servizio con RINA Prime Property srl) o che hanno richiesto la cancellazione (attraverso l'apposita funzione messa a disposizione nell'APP) vengono eliminate, coi relativi dati personali, entro 30 gg. In ogni caso, qualora l’utente ritenesse che i trattamenti effettuati possano aver violato le norme del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, l’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento 2016/679/UE.
DICHIARAZIONE DI PRESA VISIONE E CONSENSO
Il sottoscritto, in qualita' di Cliente, dopo aver accuratamente letto e compreso la presente informativa, presta il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali , nei limiti e per le finalita' sopra indicati.
